La Gestión Documental es el conjunto de procesos que se encargan de administrar documentos. Se encarga de la creación, recepción, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos. Es una forma de organización de documentos haciendo uso de la digitalización.
Los Sistemas de Gestión Documental, también conocidos como SGD, son un software que ha aparecido como solución a muchos problemas que ocasionan los documentos a múltiples entidades. Gracias a los sistemas de gestión documental, se puede acceder de forma inmediata e instantánea a los archivos.
¿Quién utiliza un sistema de gestión documental?
La gestión documental es necesaria, y por ende, utilizada, en cualquier sector empresarial. Es un software utilizado en múltiples campos, debido a que disminuye riesgos y problemas relacionados con los documentos de uña empresa.
Un sistema de gestión documental nunca va a perjudicar a una empresa, por lo tanto, sea del tamaño que sea, o del sector que sea, una empresa puede beneficiarse de la gestión documental. También hay empresas que es prácticamente imposible que existan sin un software de gestión documental, como por ejemplo el área sanitaria, o la seguridad social.
Normalmente, las empresas grandes que gestionan muchos documentos, tienen un sistema de gestión documental. Dicho sistema mejora la atención al cliente y facilita el poder dar la información requerida en el momento oportuno.
Importancia de la digitalización
El término digitalización está muy relacionado con el término gestión documental. Cuando mayor es el grado de digitalización de los procesos, mayor es el grado de control que podemos conseguir.
Lo primero que hay que hacer es definir los documentos que son importantes y forman parte del proceso, cómo incluirlos y la información necesaria para almacenar los documentos en su base de datos. Una vez se ha definido todo esto, se establece un ciclo de vida, y la forma de actuación con otros procesos.
Tener toda la información digitalizada y estructurada en la base de datos es fundamental. Será fácil tener acceso a los documentos y establecer las reglas para el manejo y uso de los mismos.
Ventajas de Sistema de Gestión Documental:
- Acceso instantáneo a todos los documentos. El acceso será permitido o denegado según la empresa y el cargo. La documentación estará en la nube, por lo que el acceso será instantáneo.
- Solución del espacio físico en almacenes. Toda la documentación, firmas, contratos, etc, estará en la nube, al igual que las firmas de todo se haran de manera online, por lo que no será necesario tener la documentación en físico.
- Minimiza el duplicado de archivos. Al estar todo digitalizado, los duplicados se borrarán automáticamente si no se especifica lo contrario.
- Mejora de la productividad. Ahorro de tiempo y esfuerzo en buscar documentación. Todo está automatizado.
- Seguridad de la información y del sistema. Tanto en relación a quien tiene acceso a la información, como en relación a la propia documentación. Todos los documentos tienen su copia de seguridad, de esta manera será imposible perder un documento.
- Control de todas las acciones realizadas. Control también sobre quién puede acceder a los documentos.
- Compartir documentos. Compartir documentos a través de sistema es mucho más rápido y sencillo que hacerlo de manera normal. No hace falta enviar el documento, sino ponerlo en una carpeta en la que otra persona tenga acceso.
Tipos de Sistemas de Gestión Documental
- Docuware.
- Microsoft. (Office 365, sharepoint online, sharepoint 2016….).
- Documentum.
- Managemart
- Adding Plus.
- OpenKM.
Un Sistema de Gestión Documental debe cumplir los requisitos mencionados con anterioridad. Cuando una empresa se decide por un sofware de gestión documental es debido a la necesidad de gestionar documentos de manera ágil y eficiente.
Depende de lo que necesite la empresa, será mejor un software u otro. Cada uno de ellos tiene sus particularidades diferentes, algunos destacan por su usabilidad móvil, otros por la colaboración entre usuarios, y un largo etcétera.
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